stress

Du skal monotaske – så er du mere effektiv

Multitasking har i mange år været et buzzword, din potentielle arbejdsgiver ventede på til jobsamtalen. Men de tider burde være forbi. Studier har vist, at vi er langt mere effektive, når vi fokuserer på en enkelt opgave ad gangen. Fænomenet kaldes monotasking, og det er, ifølge stressekspert Bjarne Toftegård, værd at øve sig i.

Det at have flere projekter i gang stresser hjernen og sænker effektiviteten. Hvis du konstant sætter hjernen på dobbeltarbejde, vil du føle dig mere udkørt ved dagens afslutning. Hvis du derimod monotasker, kan du løse opgaver uden at opbruge din kognitive energi.

Jo mere du laver, jo mindre får du lavet

Diskussioner om, hvorvidt kvinder eller mænd multitasker bedst, har jævnligt været til debat. Men den diskussion er unødig, for kunsten at multitaske har vist sig ikke at være spor efterstræbelsesværdig. Undersøgelser peger nemlig på, at det at have flere projekter i gang stresser hjernen og sænker effektiviteten.

Et studie fra 2014 viste, at afbrydelser så korte som 2-3 sekunder – altså cirka den tid, det tager at skele til tv’et eller registrere en indkommen mail, var nok til at fordoble antallet af fejl, forsøgspersonerne lavede i den opgave, de havde fået udleveret.

Ifølge Bjarne Toftegård er det blevet en værdi i sig selv hele tiden at være beskæftiget, mens kvaliteten af resultatet så er mindre vigtigt.

»Vi multitasker, fordi det simpelthen føles mest effektivt, men resultatet er, at kvaliteten af ens arbejde bliver halveret«, siger han.

Monotasking gør dit arbejde overskueligt

Når man multitasker, fokuserer hjernen i virkeligheden ikke på flere ting ad gangen, den skifter derimod blot hyppigt fokus mellem de ting, du foretager dig.

Når man arbejder med flere ting på en gang, vil opgaverne føles unødigt indviklede. Hvis man derimod dedikerer alt sit fokus til en arbejdsopgave, altså monotasker, så vil man opleve den som mere overskuelig, og slutproduktet vil være mere gennemarbejdet.

Stressekspertens gode råd:

1. Brug ikke hjernen som opslagstavle

Sørg for at skrive alt ned, du skal. Det afhjælper følelsen af stress og gør dit arbejde overskueligt. Tricket er at nedskrive morgendagens gøremål og opdele dem således, at hver opgave ikke tager mere end en time, og så udvælge de 3 vigtigste. Hjernen er indrettet således, at den prioriterer de opgaver, der er lige foran den. Hvis telefonen ringer, din kollega beder om assistance eller lignende, så tilsidesætter hjernen det egentlig vigtige. Sådanne afbrydelser og uforudsete opgaver kan ikke undgås, men skriv dem ned og vend så tilbage til din oprindelige prioritering.

2. Tag kontrol over din tid

Beslut dig for, hvilke tidspunkter på dagen du vil besvare dine mails. Det gør dig mere effektiv og mindre stresset, hvis du tager kontrol over din tid. Slå alle notifikationer og påmindelser fra mails og SMS’er fra, så du kun tager dig af dem, når du har afsat tid til det.

3. Saml opgaver af samme type

Hvis man samler arbejdsopgaver, der minder om hinanden, i forlængelse af hinanden, så slipper hjernen for at skifte kørebane flere gange. Det tager 15 minutter, hver gang hjernen skal skifte fokus. Lad derfor være med at besvare mails eller tage imod småopgaver løbende. Afsæt fokuseret tid til at tage dig af løse ender.

4. Hold pauser

Sørg for at tage pauser, hvor hjernen får ro til at omstille sig til den næste opgave. Vær ikke bange for, at det er at spilde tiden. Vi har det med at bruge den tid, der er til rådighed. Er der for eksempel afsat 1 time til et møde, så bruger vi 1 time, men vi havde sandsynligvis nået det samme, hvis mødet havde varet 45 minutter. Når vi monotasker, når vi mere på mindre tid.

5. Accepter, at du ikke kan nå alt

Hvis du forsøger at nå det hele, så gør du det hele halvt. Accepter, at du kun kan nå i mål med en enkelt opgave ad gangen. Det er bedre at fuldføre 1 opgave grundigt end 3 halvhjertet.

Når vi ikke monotasker, er hjernen på dobbeltarbejde

Ifølge Bjarne Toftegård kan man godt udføre flere opgaver ad gangen, hvis det er opgaver, der ikke kræver fokuseret opmærksomhed, men som hjernen derimod kan udføre automatisk. For eksempel at drikke en kop kaffe, mens man diskuterer en arbejdsopgave med en kollega. Men det kan alligevel være en god idé at lade være:

Det stresser hjernen at skulle forholde sig til flere ting, og det ødelægger ens nærvær. Ifølge Bjarne Toftegård kan det derfor være en god idé at slukke for musikken, når man løber en tur, lade være at scrolle facebook, mens man rører i gryderetten, eller slukke tv’et, når man læser avis - også selvom disse ting kan virke afslappende.

»Selvom tv’et eller musikken bare kører i baggrunden, så opfanger hjernen alting og vil pludselig kræve, at du forholder dig til det«, påpeger Bjarne Toftegård.

Hvis du konstant sætter hjernen på dobbeltarbejde, vil du føle dig mere udkørt ved dagens afslutning. Hvis du derimod monotasker, kan du løse opgaver uden at opbruge din kognitive energi.

Bekymrende langtidseffekter

På lang sigt ødelægger multitasking vores evne til at holde fokus.

Jo mere vi tillader os at blive distraheret fra en aktivitet, des mere oplever vi også et behov for at blive distraheret. Det betyder, at vænner vi os til altid at have gang i flere ting, så ødelægger det vores evne til at fokusere.

Du kender det måske fra dig selv: Forsøger du at læse en bog, men ser hele tiden op fra siderne for at tjekke klokken eller en SMS, eller ved du pludselig ikke, hvad du har læst, fordi tankerne er vandret væk fra bogens handling og i stedet overvejer aftensmaden eller andet, som burde kunne udsættes, så er det måske et udtryk for, at du skal blive bedre til at monotaske.

Intet hokuspokus ved monotasking

Monotasking er ikke det samme som mindfulness eller anden form for spirituel eller åndelig tilstedeværelse, det er helt enkelt bare det, som din folkeskolelærer ville have kaldt: Nu følger I lige med!

Bjarne Toftegård siger, at monotasking er en måde at performe på, altså en måde at tilrettelægge måden, man udfører opgaver på, således at de bliver udført med fokus og nærvær. Og det er der ikke noget hokuspokus i, det gør dig simpelthen bare mere effektiv.

Kilder: Stressekspert Bjarne Toftegård, New York Times