Sådan er du høflig i telefonen

Telefoni og høflighed kan være en svær cocktail. Høfligheden kan kun aflæses i det sproglige udtryk, og det manglende kropssprog kan skabe misforståelser. Samvirke har talt med foredragsholder Gitte Hornshøj om den høflige telefontone.

Ansigtsmimik og kropsprog kan ikke ses i telefonsamtalen, men det kan stadig have indvirkning på, hvordan du bliver opfattet i den anden ende. Sig en sætning, mens du smiler, og sig den samme sætning uden smilet. Forskellen i tonen er meget mærkbar, og det vil den også være i telefonen.

Emma Gad og 2014

»Vær høflig i en Telefon. Først mod Damen. Dernæst mod Den, De skal snakke med. Hvis De siger noget uvenligt til ham, saa husk, at han ikke kan se paa Deres Ansigt, at De ikke mener det saa slemt.«

Sådan skrev Emma Gad i 1918 om den høflige tone i telefonen. Siden har mobiltelefonen gjort, at vi altid er til at komme i kontakt med og mudret billedet mellem telefonsamtale og den rigtige samtale, men der er stadig et par eviggyldige gode telefonråd. Gitte Hornshøj giver her sine bedste bud på den høflige væremåde i røret.

Anerkend, at du kan forstyrre

De fleste mennesker tager deres telefon uanset, om de har tid eller ej, og selv om man kommer igennem til personen i den anden ende, er det ikke sikkert, at de har tid. Start derfor samtalen ud med at spørge, om du forstyrrer. 

(Artiklen fortsætter efter annoncen)

Tilkendegiv, at du har travlt

Har du taget telefonen, selv om du egentlig ikke har tid, så fortæl det. En telefonsamtale kræver, ligesom almindelige samtaler, din opmærksomhed, og medmindre du kan multitaske til perfektion, er det uforskammet at tale videre uden at være mentalt til stede.

(Artiklen fortsætter efter annoncen)

Præsenter dig, og sæt dagsordenen

En ordentlig præsentation i begge ender af røret er vigtig. Når du tager telefonen, er det ikke nok at sige »Hallo«, men præsenter dig i stedet med navn. Det samme gør sig gældende for den, der ringer.

Når du ringer op, så gør det klart for personen, der svarer, hvorfor du ringer. Skal du bruge en bestemt information, en klar aftale, eller ringer du bare for at snakke, så læg ud med at sige det. Så ved personen i den anden ende, hvad vedkommende skal forberede sig på.

At tie, eller ikke at tie

Når personen i den anden ende er i gang med at tale, holder man sin mund eller hjælper på vej med et »Mmm« og et »Ja?«
I en telefonsamtale som i alle andre samtaler, er det rart for den, der taler, at vide at der er hul igennem. De små anerkendende lyde er med til at vise, at du hører, hvad den anden siger, og er interesseret.

Smil, mens du snakker

Ansigtsmimik og kropsprog kan ikke ses i telefonsamtalen, men det kan stadig have indvirkning på, hvordan du bliver opfattet i den anden ende. Sig en sætning, mens du smiler, og sig den samme sætning uden smilet. Forskellen i tonen er meget mærkbar, og det vil den også være i telefonen.

Giv lidt følelser

Den manglende mimik kan også afhjælpes ved at sætte ord på dine følelser. Er du glad for, at den anden ringede, så sig det. Ellers skal den anden gætte sig frem på toneleje og tilstedeværelse. Er du i dårligt humør, kan det også betale sig at fortælle det, så den anden ved, hvordan du skal gribes an.

Skal man mødes i stedet?

Nogle samtaler hører ikke til i telefonen. Er dit problem så stort, at personen du skal tale med har bedst af at se dit ansigtsudtryk og aflæse, hvordan du har det, så mød personen ansigt til ansigt i stedet. Det kan spare dig for en telefonsamtale, hvor du ikke føler, at den anden forstår dig.

Den der ringer op, ringer af

Ringede du op? Så ved du også, hvornår telefonsamtalen er overstået. Personen i den anden ende har ikke sat dagsordenen, og det er derfor nemmest for dig at vide, hvornår den er overstået. Træk den ikke i langdrag.

Læs mere om