Corona: Udendørs møde? Sådan får du det bedste ud af det trods efterårsregn og vinterkulde
Udendørs møder fremmer kreativiteten
Coronarestriktioner og -forholdsregler gør det svært at gennemføre møder med flere deltagere i et traditionelt mødelokale. Mange oplever derfor i disse tider at sidde til møde online via en computerskærm eller telefon. Men en endnu bedre løsning er at rykke mødet ud i det fri, mener Rikke Østergaard, der er erhvervssociolog, foredragsholder og forfatter.
»Jeg vil klart anbefale at holde møder udendørs frem for online, hvis man har mulighed for det – eller i hvert fald at blande de to mødeformer. Udendørsmøder fremmer kreativiteten, samtidig med at man får rørt sig, så der er faktisk mange fordele ved det« siger hun.
Vi behøver derfor ikke ærgre os over at blive tvunget ud af mødelokalet – tværtimod er det en kærkommen lejlighed til at bryde med gamle vaner og tænke ud af boksen, mener Rikke Østergaard. Men hvordan sikrer man sig, at man får det optimale ud af et udendørs møde trods efterårsregn og vinterkulde? Kodeordene er skarp mødestruktur og en vekslen mellem at bevæge sig og gøre ophold, forklarer erhvervssociologen. Her følger hendes gode råd.
Walk-and-talk i grupper af op til 8-10 personer
Når temperaturen falder, nytter det ikke noget at sidde bænket ved borde og blot kopiere et indendørs traditionelt møde-setup. Det er simpelthen nødvendigt at røre sig for at holde varmen. Og det kan godt lade sig gøre ved at gå i grupper af op til omkring 10 personer og diskutere punkterne på en mødedagsorden. Men husk at holde et roligt slentrende tempo, så ingen sakker bagud.
Tag de orienterende punkter stående
Ved nogle punkter vil det være mere optimalt at gøre ophold og stå eller sidde. Det kan f.eks. være, hvis en leder eller andre skal give resten af mødedeltagerne en orientering. Man kan evt. tage en »rysteøvelse« efterfølgende for at få varme i kroppen, hvis det er nødvendigt.
Hold mødet i naturen og med god plads
Skov og strand, hvor der er god plads til at gå mange sammen uden at blive forstyrret, er gode steder at holde udendørsmøder. Naturen er desuden inspirerende og fordrende for idéer. Er I i byen, så aftal at mødes i en park.
Fast struktur og skarp dagsorden er vigtigt
Udendørsmøder vil for de fleste være uvant de første gange. Derfor er det ultimativt vigtigt med en fast mødestruktur og en tidsplan, så alle er helt enige om, hvad der skal ske. Mødelederen beslutter inden mødet, om de enkelte punkter er gå- eller ståpunkter, og sørger for, at tidsplanen overholdes – fuldstændig som ved et traditionelt møde.
Tal ikke i munden på hinanden
Fordi I er udendørs og i bevægelse, er det ekstra vigtigt, at der kun er en, der taler ad gangen. Ordstyreren placerer sig i midten, så han eller hun har et godt overblik over, hvem der vil byde ind.
Undgå forstyrrelser og sluk mobilen
Fordi de fysiske rammer er levende og løsere, end når man har 4 vægge omkring sig, er det ekstra vigtigt at undgå forstyrrelser og sørge for at holde fokus på, at I altså er i et møde. Sluk derfor mobilerne, så I kan være til stede. Man kan ikke lige gå ud af mødelokalet for at tage en telefon.
Opsummér til referat efter hvert punkt eller til sidst
Det er ikke let for en referent at tage noter på blok eller mobil, mens I går. Tag derfor 2 minutter efter hvert punkt, hvor I opsummerer til referat. Eller brug 10 minutter sidst på mødet, hvor I opsummerer de vigtigste pointer fra hele mødet, der skal føres til referat.
Klæd jer ordentligt på
Vejret skal ikke være nogen undskyldning for at aflyse et møde, medmindre det virkelig stormer eller står ned i stænger. Mødelederen har ansvaret for at tjekke vejrudsigten og melde ud i god tid, så folk har mulighed for at klæde sig fornuftigt på – uanset om det er gummistøvler og regntøj eller halstørklæde og vinterjakke.
Vær opmærksom på coronaregler
Husk at følge de almindelige coronaanbefalinger, og sørg for at overholde de gældende regler. Det er mødelederens ansvar at være opdateret på de seneste regler, vejledninger og anbefalinger og f.eks. have ekstra mundbind og håndsprit med til mødet.
Kilde: Erhvervssociolog, foredragsholder og forfatter Rikke Østergaard